Tóm tắt

Belion triển khai Odoo ERP tùy chỉnh toàn diện cho NewPort — doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam, giúp thống nhất dữ liệu bán hàng, kho hàng và kế toán trên một nền tảng duy nhất, xóa bỏ hoàn toàn các “ đảo dữ liệu” riêng lẻ vốn là rụt kém hiệu quả trong quản lý đa kênh.

45+ Nghiệp vụ được số hóa

100% Kênh bán hàng tích hợp

Odoo 17 Nền tảng công nghệ

Singapore Thị trường triển khai

1. Bối cảnh khách hàng

NewPort là doanh nghiệp thương mại có trụ sở tại Singapore, hoạt động trong lĩnh vực phân phối và bán lẻ. Mô hình kinh doanh của NewPort kết hợp cả bán hàng trực tiếp tại điểm (POS) và bán hàng qua cổng thông tin trực tuyến (Portal). Khi quy mô mở rộng, việc quản lý vận hành qua nhiều phần mềm rời rạc bắt đầu bộc lộ những vấn đề nghiêm trọng

2. Thách thức và bài toán

Trước khi hợp tác với Belion, NewPort đang vận hành với nhiều hệ thống rời rạc không kết nối với nhau. Điều này tạo ra những điểm nhấn đặc trưng của doanh nghiệp thương mại trong giai đoạn tăng trưởng:

• Dữ liệu phân tán: Kế toán, kho hàng và bán hàng không đồng bộ theo thời gian thực, dẫn đến số liệu mâu thuẫn giữa các bộ phận.
• Kiểm soát tồn kho lỏng lẻo: Bán hàng qua nhiều kênh nhưng kho hàng không cập nhật tức thì, gây rủi ro bán trùng hoặc thiếu hàng.
• Báo cáo tài chính thủ công: Lập báo cáo cuối kỳ mất nhiều ngày do phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn, đặc biệt với các nghiệp vụ đa tiền tệ.
• Trải nghiệm khách hàng hạn chế: Khách hàng không tự tra cứu được trạng thái đơn hàng, phải liên hệ nhân viên cho mọi thắc mắc.
• Nhập liệu chứng từ chậm: Xử lý hóa đơn và chứng từ thủ công tốn nhiều giờ nhân lực mỗi tuần.

Tác động thực tế
Với doanh nghiệp thương mại, việc thiếu dữ liệu kho hàng thời gian thực trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng và hiệu quả vận hành. Theo nghiên cứu ngành, các doanh nghiệp thương mại chưa số hóa quy trình tiêu tốn trung bình 20–30% thời gian quản lý cho các công việc thuần túy thủ công.

3. Giải pháp Belion triển khai

Belion thực hiện phân tích nghiệp vụ toàn diện trước khi thiết kế giải pháp. Thay vì áp đặt một hệ thống có sẵn, chúng tôi xây dựng một ERP được tùy biến đến từng quy trình đặc thú của NewPort.

3.1. Thống nhất dữ liệu kinh doanh

Toàn bộ hoạt động thương mại — từ bán hàng tại điểm, quản lý kho, mua hàng đến kế toán — được đưa vào một nền tảng duy nhất. Mỗi giao dịch phát sinh từ bất kỳ kênh nào đều tự động cập nhật ngay lập tức vào hệ thống kế toán và kho hàng.

3.2. Hệ thống bán hàng tích hợp

Hệ thống POS tại điểm bán được tự động hóa và liên thông hoàn toàn với kho hàng, giúp nhân viên kiểm tra tồn kho ngay lập tức. Portal trực tuyến cho phép khách hàng tự xử lý, tra cứu và giảm tải đáng kể cho bộ phận chăm sóc khách hàng.

3.3. Tự động hóa kế toán & báo cáo

Hệ thống tự động tạo các báo cáo tài chính định kỳ, bao gồm báo cáo công nợ hiển thị theo nguyên tệ, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp có giao dịch đa tiền tệ. Các số liệu kế toán phản ánh thực tế vận hành theo thời gian thực.

3.4. Xử lý chứng từ thông minh

Giải pháp nhận dạng chứng từ tự động được tích hợp vào quy trình, giúp giảm được được lượng lớn công việc nhập liệu thủ công vốn dễ xảy ra sai sót.

4. Kết quả và giá trị mang lại

NewPort hiện vận hành toàn bộ chuỗi thương mại trên một nền tảng ERP duy nhất — từ điểm bán hàng, quản lý kho, mua hàng đến kế toán và cổng khách hàng. Thông tin vận hành luôn minh bạch, nhất quán và có thể truy xuất theo thời gian thực.

• Vận hành hợp nhất: Toàn bộ bộ phận đọc và cập nhật dữ liệu trên cùng một hệ thống — không còn mâu thuẫn số liệu giữa các bộ phận.
• Kiểm soát kho hàng chính xác: Tồn kho được cập nhật ngay lập tức sau mỗi giao dịch, loại bỏ rủi ro bán hàng vượt tồn kho.
• Tăng năng suất kế toán: Các báo cáo được tạo tự động, giúp giảm được đáng kể thời gian chế bản báo cáo cuối tháng.
• Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Portal khách hàng giúp giảm tải được số lượng truy vấn về đơn hàng, nhân viên có thể tập trung vào công việc có giá trị hơn.
• Nền tảng mở rộng bền vững: Hệ thống được thiết kế để scale cùng doanh nghiệp, sẵn sàng cho các giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

5. ​Tại sao chọn OdooERP?

Với yêu cầu tùy biến sâu và khả năng mở rộng linh hoạt, Odoo là lựa chọn tối ưu so với các giải pháp đóng gói như SAP hay Microsoft Dynamics. Đặc biệt, mô hình module hóa của Odoo cho phép triển khai từng bước, từ đó giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hỏi: Triển khai Odoo ERP cho doanh nghiệp thương mại mất bao lâu?

Đáp: Một dự án ERP tiêu chuẩn cho doanh nghiệp thương mại thường mất từ 10 đến 16 tuần tính từ giai đoạn phân tích đến go-live. Thời gian thực tế phụ thuộc vào số lượng nghiệp vụ cần số hóa và mức độ tùy biến theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Hỏi: Odoo ERP có tích hợp được với hệ thống bán hàng tại điểm (POS) không?

Đáp: Có. Odoo có module POS tích hợp sẵn và có thể được tùy biến để phù hợp với quy trình bán hàng đặc thù. Hệ thống POS liên thông trực tiếp với kho hàng và kế toán, giúp kiểm soát tồn kho theo thời gian thực trên tất cả các kênh bán hàng.

Hỏi: Chi phí triển khai Odoo cho doanh nghiệp thương mại quy mô vừa là bao nhiêu?

Đáp: Chi phí tổng bao gồm phí bản quyền Odoo (theo số user) và phí triển khai (theo phạm vi dự án). Với doanh nghiệp thương mại 15–40 nhân sự, phí triển khai thường dao động từ 100 đến 250 triệu VNĐ tùy mức độ tùy chỉnh. Belion cung cấp báo giá chi tiết miễn phí sau buổi khảo sát nghiệp vụ.

Hỏi: Sau khi triển khai xong, Belion có hỗ trợ lâu dài không?

Đáp: Có. Belion cung cấp gói bảo trì vận hành (AMC) với SLA cam kết rõ ràng bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật hệ thống và tư vấn mở rộng tính năng khi doanh nghiệp phát triển.