Tóm tắt

Belion triển khai hệ thống B2B CRM toàn diện trên Odoo cho PREP EDU — công ty EdTech cung cấp các chương trình đào tạo tiếng Anh và kỹ năng cho doanh nghiệp và tổ chức giáo dục. Giải pháp tích hợp toàn bộ quy trình từ thu lead tự động, phân loại và ưu tiên lead thông minh, quản lý pipeline 7 bước, đến hợp đồng và thanh toán — giúp đội ngũ kinh doanh B2B vận hành hiệu quả hơn trên một nền tảng duy nhất.

1. Bối cảnh khách hàng

PREP EDU là công ty EdTech tại Việt Nam chuyên cung cấp các chương trình đào tạo tiếng Anh — TOEIC, IELTS và kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp — cho cả khối doanh nghiệp (B2B) lẫn khách hàng cá nhân. Mảng B2B của PREP EDU tiếp cận đa dạng các phân khúc: trung tâm ngoại ngữ, trường học/cao đẳng/đại học và các doanh nghiệp cần đào tạo nhân lực. Với tốc độ tăng trưởng nhanh và đội ngũ kinh doanh trải rộng nhiều thị trường, PREP EDU cần một hệ thống quản lý bán hàng B2B có cấu trúc rõ ràng và có khả năng mở rộng.

2. Thách thức & bài toán

Trước khi hợp tác với Belion, đội ngũ kinh doanh B2B của PREP EDU đang vận hành theo hướng thủ công và thiếu nhất quán. Lead từ nhiều kênh khác nhau — landing page, telesales, giới thiệu, tìm kiếm chủ động — chưa có nơi tập trung. Vình vậy, các va chạm giữa nhân viên kiến doanh xảy ra thường xuyên khi nhiều người cùng tiếp cận một khách hàng.

• Lead từ đa kênh, chưa tập trung: Landing page, telesales, mạng xã hội và các sự kiện đều tạo ra lead nhưng không có điểm hội tụ nào để đội nghiệp vụ theo dõi toàn cảnh.
• Lead trùng gây xung đột nội bộ: Cùng một khách hàng tiềm năng có thể bị nhiều nhân viên khác nhau tạo lead và tiếp cận độc lập, gây ra trải nghiệm xấu cho khách và tranh chấp hoa hồng nội bộ.
• Thiếu pipeline bán hàng B2B chuẩn: Không có quy trình đồng nhất từ giai đoạn khởi tạo lead đến báo giá, ký hợp đồng và ghi nhận thanh toán. Mỗi nhân viên tự xử lý theo cách riêng của mình.
• Không phân biệt được lead nóng và lead lạnh: Không có cơ chế đánh giá tiềm năng lead, đội nghiệp vụ dàn trải đồng đều thời gian vào cả lead chất lượng cao lẫn thấp mà không có ưu tiên rõ ràng.
• Cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, phân quyền phức tạp: Từ Senior BDM quản lý toàn quốc cho đến BD chịu trách nhiệm từng thành phố, mỗi cấp có phạm vi xem và sửa dữ liệu riêng — nhưng chưa có hệ thống nào để thực thi điều này tự động.
• Hợp đồng rời rạc khỏi quy trình bán hàng: Hợp đồng được soạn thảo thủ công trên Word hoặc MISA và ký tay, hoàn toàn tách rẽi khỏi pipeline CRM, khiến việc theo dõi tiến độ thương vụ rất khó khăn.

​BÀI TOÁN CỐT LÕI
Với một đội nghiệp vụ phân tán trên nhiều thị trường, việc thiếu một nền tảng CRM chuẩn không chỉ làm chậm tốc độ chốt deal mà còn tạo ra điểm mù trong việc quản lý hiệu suất và dự báo doanh thu. Không có dữ liệu đáng tin cậy, mọi quyết định quản lý đều chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân.

3. Giải pháp Belion triển khai

Belion thiết kế và triển khai một hệ thống B2B CRM toàn diện trên Odoo theo hai giai đoạn, ưu tiên sớm nhất các tính năng có giá trị vận hành ngay lập tức, sau đó nâng cấp dần bằng tự động hóa và tùy biến nâng cao.

3.1. Thu lead tự động từ Landing Page

Belion xây dựng API tích hợp giữa các trang Ladipage của PREP EDU và Odoo CRM. Khi khách hàng tiềm năng điền form đăng ký, lead được tạo tự động vào đúng các trường dữ liệu tương ứng — bao gồm tên, số điện thoại, ngành nghề, quy mô công ty và nguồn tiếp cận — mà không cần nhân viên nhập tay. Tốc độ phản hồi được rút ngắn đáng kể và không bỏ sót lead nào.

3.2. Phát hiện lead trùng thông minh

Hệ thống tự động kiểm tra và phát hiện lead trùng ngay từ thời điểm tạo, dựa trên số điện thoại (bao gồm cả các định dạng khác nhau của cùng một số), mã số thuế (MST) và tên công ty. Nếu đã có nhân viên đang chăm sóc khách hàng đó, hệ thống sẽ chặn việc tạo lead mới hoặc gợi ý merge — loại bỏ hoàn toàn xung đột nội bộ.

3.3. Pipeline bán hàng rõ ràng

Quy trình từ lead đến cơ hội được chuẩn hóa thành các giai đoạn cụ thể. Thiết lập các ràng buộc phù hợp, giữ cho dữ liệu pipeline luôn nhất quán và phản ánh đúng thực tế thương vụ.

3.4. Hệ thống chấm điểm và phân loại lead

Mỗi lead được tự động chấm điểm dựa trên các tiêu chí như loại hình tổ chức, quy mô, chức danh người quyết định, địa bàn và mức độ sẵn sàng đầu tư. Kết quả cho ra nhãn phân loại trực quan — giúp đội nghiệp vụ biết chính xác nên ưu tiên ai.

3.5. Phân quyền theo vùng địa lý và cấp bậc

Hệ thống thiết lập phân quyền đa tầng theo cấu trúc thực tế của PREP EDU. Mỗi cấp chỉ thấy được thông tin lead và cơ hội thuộc phạm vi địa lý và team của mình, giữ được sự tập trung và bảo mật dữ liệu kinh doanh.

3.6. Quy trình hợp đồng tích hợp vào CRM

Từ một cơ hội được chấp thuận, nhân viên có thể tạo báo giá, hợp đồng và đơn hàng trực tiếp ngay trên Odoo mà không cần chuyển sang công cụ khác. Thông tin khách hàng được kế thừa tự động qua từng bước. Khi hợp đồng được ký, phiếu thanh toán và nhắc nhở được tạo tự động theo điều khoản đã thỏa thuận.

3.7. Đồng bộ sản phẩm và báo cáo hiệu suất

Sản phẩm từ hệ thống CRM nội bộ của PREP EDU được đồng bộ tự động sang Odoo qua API, đảm bảo catalog sản phẩm luôn cập nhật mà không cần nhập tay. Ngoài ra, dashboard hiệu suất theo dõi toàn bộ các chỉ số quan trọng: tỷ lệ chuyển đổi lead, doanh số theo thị trường, hiệu suất từng nhân viên và nguồn lead đem lại nhiều giá trị nhất.

4. Kết quả & giá trị mang lại

TÓM TẮT GIÁ TRỊ

PREP EDU hiện sở hữu một hệ thống B2B CRM thống nhất từ đầu đến cuối: từ khi lead tiếp cận lần đầu đến khi ký hợp đồng và thanh toán xong. Đội ngũ kinh doanh hoạt động nhất quán hơn, ban lãnh đạo có dữ liệu để ra quyết định, và khách hàng được trải nghiệm tiếp cận chuyên nghiệp hơn.

• Loại bỏ lead trùng lập: Cơ chế phát hiện thông minh ngăn chặn tự động việc nhiều nhân viên tiếp cận cùng một khách hàng, chấm dứt mâu thuẫn nội bộ và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
• Tốc độ phản hồi lead nhanh hơn: Lead từ landing page đổ vào CRM tự động tức thì, đội nghiệp vụ được thông báo ngay và bắt đầu chăm sóc mà không phải chờ đến cuối ngày.
• Ưu tiên đúng lead đúng thời điểm: Hệ thống chấm điểm giúp đội nghiệp vụ biết rõ nên tập trung vào đâu, giảm thiểu thời gian dàn trải vào các lead có xác suất thấp.
• Quy trình thương vụ thống nhất: Từ lead đến hợp đồng và thanh toán diễn ra trên cùng một nền tảng, giảm sự phụ thuộc vào email và các công cụ tách rời.
• Quản lý team bán hàng đa thị trường: Lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất theo từng thị trường, từng team và từng nhân viên trên cùng một dashboard — dữ liệu thời gian thực, không cần tổng hợp thủ công.
• Dự báo doanh thu có cơ sở: Pipeline đầy đủ dữ liệu giúp ban lãnh đạo dự báo doanh thu dựa trên xác suất chốt deal thực tế của từng giai đoạn pipeline.

5. Tại sao chọn xây dựng trên Odoo?

Odoo mang lại cho PREP EDU một nền tảng đơn nhất tích hợp CRM, quản lý bán hàng, hợp đồng và thanh toán — khối dữ liệu khách hàng không bị phân tán. Thêm vào đó, khả năng mở rộng của Odoo cho phép PREP EDU tích hợp thêm các mô-đun như Marketing Automation hay eLearning mà không cần phát sinh chi phí thiết lập nền tảng mới. Đây là lựa chọn chiến lược cho một công ty đang tăng trưởng nhanh và có nhiều yêu cầu nghiệp vụ đặc thù.

6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Hỏi: Hệ thống B2B CRM trên Odoo có phù hợp với công ty giáo dục và EdTech không?

Đáp: Hoàn toàn phù hợp. Odoo CRM có thể được tùy biến để phản ánh đúng nghiệp vụ của từng lĩnh vực. Với công ty EdTech như PREP EDU, hệ thống được thiết kế riêng cho chu trình bán hàng B2B đặc thù của ngành giáo dục — từ cách phân loại lead theo loại tổ chức đến việc quản lý các sản phẩm chương trình đào tạo.

Hỏi: Odoo có tích hợp được với landing page và các kênh tiếp thị digital không?

Đáp: Có. Odoo hỗ trợ tích hợp qua API với nhiều nền tảng landing page như Ladipage, WordPress, HubSpot Forms v.v. Lead từ các kênh này đổ trực tiếp vào CRM theo thời gian thực, kèm đầy đủ thông tin nguồn tiếp cận để bộ phận Marketing đo lường hiệu quả của chiến dịch.

Hỏi: Belion có thể xây dựng hệ thống phân quyền theo vùng địa lý trên Odoo không?

Đáp: Có. Belion đã triển khai thành công phân quyền đa tầng theo Global/Country/City/Team cho PREP EDU. Đây là một tính năng tùy biến nâng cao, yêu cầu phân tích nghiệp vụ kỹ càng trước khi thiết kế — Belion có kinh nghiệm thực tế trong việc này.

Hỏi: Thời gian và chi phí triển khai hệ thống B2B CRM trên Odoo là bao nhiêu?

Đáp: Thời gian phụ thuộc vào mức độ tùy biến và phạm vi tích hợp, thường từ 3 đến 6 tháng cho một hệ thống toàn diện. Chi phí được Belion báo giá minh bạch dựa trên phạm vi công việc thực tế — liên hệ để nhận tư vấn miễn phí và báo giá cụ thể cho dự án của bạn.